De quoi faut-il s’équiper pour réaliser une thèse, à part, de méthode, d’organisation, de persévérance et, selon les goûts, de boissons caféinées, énergisantes ou alcoolisées? Je ne peux pas parler dans l’absolu même pour un doctorat en histoire tant les cas vont varier selon les types de sources étudiées, les méthodes employées et les compétences à mobiliser. Je présente ici les outils que, d’expérience, je juge indispensables à la réalisation d’une thèse (quelques outils seulement seront spécifiques à l’étude des documents audiovisuels).

LES INDISPENSABLES

Zotero

Oui, je commence par Zotero car il est indispensable aujourd’hui d’avoir un logiciel de gestion bibliographique, et que celui-ci est efficace en plus d’être gratuit. Il existe en outre suffisamment de tutoriels et de pages consacrées en français pour permettre une prise en main autonome, en plus d’avoir un communauté d’utilisateurs très disponible. De plus en plus de formations doctorales apprennent à l’utiliser, dipensées notamment par les personnels de bibliothèques.
Pourquoi utiliser Zotero? Parce que cet outil permet de conserver et d’organiser ses références bibliographiques, et qu’en plus il permet leur citation dans vos documents écrits (selon les normes que vous choisirez ou que vous imposera par exemple un éditeur).
Et si vous ne savez pas, comme moi, manier un logiciel de base de données, Zotero peut s’y substituer. Je m’en suis servi par exemple pour référencer les programmes de mon corpus. Vous n’aurez pas toutefois accès aux mêmes fonctionnalités d’analyse qu’un véritable logiciel de BDD. J’utilise donc un tableur en complément.
(NB: si vous jugez que la maîtrise d’un logiciel de BDD est indispensable, ne vous y prenez pas trop tard pour vous y former).

Un logiciel de traitement de texte

Les raisons vont de soi : cette thèse, il va falloir l’écrire. A un moment où à un autre. Personne n’aime ça, alors autant trouver un logiciel qui nous plait. Il semble qu’il y ait désormais du choix et notamment des alternatives à Microsoft Word. L’une d’elles, gratuite et très semblable, est la suite Libre Office.
Les chercheurs en sciences de la nature et de l’informatique aiment utiliser LaTeX qui est d’un principe résolument différent et qui est censé permettre de se concentrer sur la rédaction et pas sur la mise en forme, en plus de permettre d’éditer de beaux documents. Attention toutefois, son usage est plutôt complexe et il n’est pas dit que le temps passé à vous y former et à le manipuler vous fasse gagner beaucoup de temps au final.
D’autres solutions existent qui mélangent prise de note, analyse de documents et rédaction proprement dite. A vous de tester pour trouver ce qui vous convient.
Si vous choisissez Microsoft Word: à la version Mac 2015 trop instable privilégiez la version Mac 2011. Sachez aussi que Word trouve ses limites avec la thèse puisqu’il gère difficilement les documents très longs (3 400 000 signes pour mon manuscrit). Au-delà d’un certain nombre de mots, il ne fera plus les corrections orthographiques. De plus, malgré ma machine assez puissante, il prend beaucoup de temps à calculer la pagination et l’indexation d’un document aussi volumineux. Fragmentez plutôt votre rédaction en autant de documents que de chapitres, que vous ne réunirez qu’avant l’impression.

Une adresse mail (eh oui!)

Je ne doute pas qu’en 2016 tout nouvel inscrit en doctorat possède déjà une adresse mail (de toute manière le statut étudiant permet de s’en voir attribuer une). Reste qu’il faut disposer d’une boite confortable en terme d’espace (vous allez échanger beaucoup de fichiers et de pdf, pas seulement avec votre directeur.trice) et d’ergonomie (vous allez littéralement passer des heures dans cette boite). A celle fournie par mon université j’ai préféré une adresse gmail. En dépit de tout ce qu’on peut reprocher à Google, j’ai apprécié son outil pour son interface et notamment pour le rangement des mails par conversations. J’ai essayé d’utiliser les tags en fonction du sujet du mail, et si je vois l’utilité de l’outil je ne suis pas rigoureux dans son utilisation. En revanche j’ai adopté l’usage de laisser en haut de ma boite, en “non lu”, tous les messages importants à garder sous les yeux en permanence, par exemple quand ceux-ci n’attendent pas de réponse immédiate et que l’échéance est un peu lointaine (car je ne regarde jamais mes post-its ou mon calendrier).
A privilégier: un webmail ou un client mail qui permette de retrouver rapidement des messages, qui offre la possibilité de classer manuellement ou automatiquement les courriers, qui soit intuitive (oubliez orange et son absence de glisser-déposer ou de liens cliquables), et apprenez à utiliser les raccourcis. Il est confortable et rassurant d’en avoir une qui soit utilisable en déplacement, sur un smartphone par exemple, même si cela constitue potentiellement un fil à la patte.
Et surtout, réservez-en une à votre travail, avoir plusieurs boîtes vous sera salutaire pour ne pas vous laisser parasiter par d’autres.

Un outil pour sauvegarder ses données

Sauvegardez vos données !!! Parce que ça n’arrive pas qu’aux autres. L’un des principes de bases est d’avoir de multiples copies de sauvegarde, sur différents supports, et conservés dans différents lieux (quand vous retournez chez vos parents, pensez à y laisser une clé usb avec une sauvegarde).
Concernant les supports physiques pour vos sauvegardes (clé, disque dur externe, cd), à vous de choisir. Ajoutez-y aussi une sauvegarde sur un serveur distant. Dropbox est une solution intéressante même dans sa version gratuite, pour peu que vous ne souhaitiez pas y conserver des fichiers trop volumineux. L’avantage est de retrouver, même en déplacement (à condition d’avoir internet) tout ce qui s’y trouve.

Pour ménager vos yeux

Ce n’est pas pour vous effrayer mais vous allez passer un nombre incalculable d’heures sur votre ordinateur, et très probablement le soir sinon la nuit (et pas seulement à l’approche du dépôt du manuscrit). Or vous ignorez peut-être que fixer la lumière bleue d’un écran la nuit n’est pas bonne ni pour nos yeux ni pour notre rythme biologique. C’est pour cela qu’il existe l’application f.lux qui donnera une teinte orangée à votre écran une fois le soleil couché. La transition est lente et donne à vos yeux le temps de s’y habituer sans que vous le remarquiez. L’application est assez bien faite pour prendre compte votre fuseau horaire et l’amplitude du jour selon les saisons.

LES OUTILS SECONDAIRES

Echanger des fichiers volumineux

Parce que les boites mail imposent des limites, et si un abonnement dropbox n’est pas nécessaire pour vos besoins ponctuels, il y a WeTransfer.

Pour retranscrire du texte automatiquement

Le système OCR ou reconnaissance optique de caractère est une solution sans doute méconnue mais qui est probablement de plus en plus utilisée par les chercheurs. Au risque de déplaire aux générations d’historiens qui m’ont précédées, je ne trouve pas si palpitante l’activité de retranscription d’archives. Ayant la chance de travailler sur des sources dactylographiées, j’ai employé un service OCR à chaque fois que j’en avais la possibilité dans les cas où je voulais copier en intégralité un document long.
Le principe: utiliser un service qui reconnait les caractères typographiques sur une image et les retranscrit en texte éditable sur un ordinateur.
Si vous avez accès un scanner, vérifiez s’il dispose de cette fonctionnalité. Sinon, il y a des services en ligne très performants qui demanderont d’avoir le document au format numérisé. Personnellement, j’utilise Free Online OCR. Bien sûr, une relecture attentive du texte ainsi généré est indispensable.

Un appareil photo

Si vous devez fréquenter les archives, il arrivera que vous ayez à photographier certains documents pour les exploiter ultérieurement. Selon vos besoins, investissez dans un véritable appareil. Je pense que c’est utile au delà d’un certain volume d’images à conserver et de l’objet de votre intérêt (la matérialité du document ou son organisation spatiale par exemple). Je me suis contenté de mon smartphone car je n’avais pas besoin de faire des clichés bonne qualité.
Je recommande: l’application pour smartphone “Tiny scanner” (utile même dans sa version gratuite) qui corrige le contraste de chaque cliché, permet d’enlever la déformation due à votre angle de prise de vue et transforme donc vos pages trapézoïdales en beaux rectangles aux lignes toutes parallèles (parfait donc pour l’OCRisation) ; surtout l’application créée automatiquement des pdfs de plusieurs pages à partir de vos clichés successifs et permet de les exporter immédiatement.

Un logiciel d’édition de fichier audio

J’ai conscience que nous sommes peu nombreux à devoir recourir à ce genre d’outil, mais il se pourrait que vous ayez à segmenter ou retoucher un fichier audio.
Pour ma part, il s’agissait de mes entretiens, et j’ai utilisé Audacity. Malgré son interface austère et peu intuitive, il s’est révélé utile.
Ah, et si vous devez identifier un extrait musical dans une archive audiovisuelle, utilisez Shazam (sur téléphone ou ordinateur).

Pour faire des copier-coller muliples

Ceci relève du très secondaire mais j’y ai trouvé une utilité, alors je partage. Habituellement, si vous faites plusieurs fois à la suite l’action de copier (ctrl+C / ⌘+C), cela remplace dans la mémoire tampon les précédents mots ou phrases que vous aviez copiés. Un logiciel comme CopyClip permet de garder en mémoire les passages que vous avez successivement copiés. Ceci permet de retrouver des passages antérieurs et permet de faire des opérations multiples de copier-coller à la volée.

Pour suivre votre rythme de travail

On frôle ici le masochisme mais si vous avez besoin comme moi de lutter contre votre tendance à la procrastination, il peut être utile d’installer une application comme Rescue Time. Celle-ci suit en permanence votre utilisation de votre ordinateur et établit ensuite, sous forme de graphique par exemple, la répartition de vos activités en temps cumulé (sur word, sur les réseaux sociaux, sur excel, sur les réseaux sociaux, sur votre boite mail, sur les réseaux sociaux, etc). C’est intrusif certes, mais cela m’a permis d’établir une moyenne de mon temps de travail et les horaires auxquels je suis le plus productif.
Attention tout de même, il ne s’agit pas de se tuer à la tâche ou de culpabiliser dès lors qu’on a moins travaillé un jour qu’un autre. L’activité de recherche est complexe et deux journées de travail ne se ressemblent pas forcément. Vous ne parviendrez pas à rédiger cinq pages de votre thèse tous les jours.

Un dernier mot…

Un conseil qui vaut pour tous les outils que vous choisirez: attention à ne pas vous laisser enfermer dans un écosystème ou dans un logiciel qui utilise un format propriétaire et ne permet pas de récupérer ses données à la fin. Il serait dommage d’avoir passé du temps à constituer une base de données ou à rédiger et ne pas pouvoir, dans quelques années, récupérer tout ce travail sous une forme ou sous une autre. Par exemple, Zotero l’a prévu et permet de récupérer vos données pour migrer vers un autre logiciel à tout moment.

Enfin, à toutes fins utiles, je rappelle l’existence du carnet La boîte à outils des historien.nes qui rassemble des conseils, présentations d’outils et tutoriels quant à leur utilisation pour la recherche dès le master.

À VOIR AUSSI

• La très grande infrastructure de recherche HumaNum propose également des outils pour accompagner les chercheurs dans toutes leurs tâches.

• Le domaine du logiciel libre offre également de très nombreuses ressources, le site Framasoft en propose plusieurs selon les besoins, toujours libres et gratuits.